Acompanhar seus funcionários remotos pode ser um desafio. Como você sabe se eles estão trabalhando durante o horário comercial ou procrastinando a tarefa?
Um horário de trabalho flexível pode dar mais liberdade aos trabalhadores remotos, mas também pode ser extremamente perturbador. Quando seu escritório também é sua casa, é fácil deixar os limites embaçarem entre trabalho e coisas pessoais. Então, como você garante que seus funcionários continuem produtivos? Como “bater o ponto” virtualmente?
Nesta postagem, discutirei algumas ferramentas e técnicas para envolver e monitorar seus funcionários remotos, para ter certeza de que eles realmente trabalham em período integral durante o horário comercial.
Bater o ponto com prazos
Em uma equipe remota, sempre existem alguns funcionários que se investem totalmente, enquanto outros trabalham apenas o suficiente para não serem demitidos.
Uma maneira de substituir essa atitude “relaxada” é distribuir tarefas dentro de um projeto para diferentes membros da equipe com datas de vencimento e lembretes regulares. Uma vez que os trabalhadores são donos de suas próprias tarefas e podem ver o progresso alcançado em cada etapa do processo, é provável que sua atitude mude para concluir a tarefa a tempo.
Uma cultura de equipe transparente aumenta a confiança dos funcionários, necessária para manter todos envolvidos e focados no mesmo objetivo.
Use uma ferramenta online de colaboração para criar um projeto e atribuir tarefas aos membros da equipe. Em cada tarefa, defina o prazo de vencimento quando a tarefa tiver que ser concluída e a data de início opcional. Você também pode enviar um lembrete para notificar os membros da sua equipe sobre um prazo.
Todos os membros da equipe devem poder ver quem foi designado para cada tarefa em um projeto específico. Isso fornece uma visão geral para todos, ajudando-os a entender sua contribuição individual para o projeto em geral.
Se você estiver alocando um número específico de horas para concluir uma tarefa, verifique se é realista. Poucas coisas são tão desmotivadoras quanto prazos irrealistas.
Comunicar suas expectativas à equipe e buscar o feedback delas é outro passo importante. Isso pode ser feito através do diálogo e chats dentro de ferramentas de trabalho colaborativo.
Verifique o ponto do funcionário monitorando o trabalho
Ao trabalhar em vários projetos com equipes remotas, é importante ter um layout claro de todas as atividades do projeto para verificar o progresso e cumprir os prazos no prazo.
Ferramentas de trabalho colaborativo permitem visualizar rapidamente todas as etapas de um projeto. Permitem ver as datas de prazos e fornecer feedback, se necessário.
Você também pode verificar quem fez o que em um dia específico, visualizar todas as discussões e atualizações, bem como os projetos aos quais eles pertencem. É preciso também obter uma estimativa de quanto tempo foi necessário para concluir tarefas diferentes em um projeto. Você pode acompanhar o tempo usando cronômetros ou aplicativos para isso.
Isso fornece informações valiosas sobre a produtividade de cada membro da equipe. Também permite que você avalie quais membros da equipe remota estão realmente utilizando todas as horas de expediente para as tarefas em questão.
Rastrear o uso da Internet por funcionários
Embora um trabalhador remoto não seja incomodado por um colega que está falando alto ao telefone, ele pode ficar colado a um filme cativante na Netflix ou perder horas no Facebook. Para rastrear se funcionários remotos estão visitando sites e aplicativos online relevantes, uma ferramenta de monitoramento de tráfego pode ser usada, desde que seja em um computador da empresa e/ou devidamente autorizado pelo funcionário.
O aplicativo de monitoramento de tráfego registra todos os sites e aplicativos que cada funcionário usa enquanto trabalha. Ele também envia um relatório detalhado ao gerente da equipe, indicando sites ou aplicativos improdutivos usados por um membro da equipe, como o YouTube ou sites de jogos.
Se seu funcionário precisar usar sites de mídia social como parte de seu trabalho, você sempre poderá adicioná-los ao segmento de sites produtivos e a ferramenta monitorará seu uso como o tempo gasto no trabalho oficial.
O monitoramento de aplicativos e sites destaca os problemas de produtividade. Você pode subtrair as horas gastas na procrastinação do total de horas registradas pelo seu trabalhador remoto para descobrir quanto tempo elas gastaram no trabalho real, encontrando a produtividade dos funcionários.
Monitore quando os funcionários estão em suas mesas para registro de horas
Ao trabalhar em casa, os trabalhadores remotos podem precisar atender a campainha ou o telefone. Eles podem até se distrair com os filhos ou o cônjuge que quer conversar por apenas um minuto.
Às vezes, esse minuto pode chegar aos trinta quando o trabalhador remoto não está em sua mesa. No entanto, se ele esquecer de desligar o timer online, ele continuará funcionando e registrará incorretamente o tempo gasto no trabalho.
Para solucionar esse problema, é possível usar uma ferramenta para exibir quanto tempo seus funcionários remotos fizeram logon em suas mesas durante o dia. Programas como esse são executados em segundo plano e monitoram a atividade de teclado e mouse do seu funcionário.
Quando o funcionário remoto está longe do teclado, o timer ocioso é acionado para registrar o tempo que o funcionário passou longe da mesa. Se um funcionário estava longe da mesa, mas fazia um trabalho oficial, ele sempre pode adicionar esse horário manualmente. Isso é exibido no relatório conforme a Hora manual adicionada.
Isso também garante que seus funcionários não usem mal os dispositivos de rastreamento de tempo para registrar mais tempo do que realmente trabalham. Você também pode se sentir seguro de que está pagando pelo tempo real gasto nas tarefas oficiais.
Supervisão do trabalho remoto
Se você não estiver satisfeito com a produtividade da sua equipe remota, poderá instalar um software de monitoramento de funcionários remotos para obter informações sobre esse problema. Estes softwares permitem tirar capturas de tela da tela de seus funcionários em um intervalo de tempo fixo (por exemplo, a cada 5 minutos). Você pode visualizar rapidamente o histórico da tela de todos os seus funcionários para garantir que eles estejam realmente trabalhando em período integral.
Seus funcionários podem excluir determinadas capturas de tela se revelarem muitas informações. No entanto, o tempo de trabalho associado à captura de tela também seria removido.
As capturas de tela do seu trabalhador são protegidas e só podem ser visualizadas por você e pelo funcionário cuja área de trabalho está sendo rastreada.
No entanto, antes de configurar qualquer software de monitoramento de funcionários, exerça transparência e converse com sua equipe remota sobre essa decisão. Deixe claro em contrato o monitoramento, e tenha a autorização dos funcionários.
Além disso, garanta à sua equipe que seu motivo é aumentar a produtividade da equipe e não espionar todos os seus movimentos. Deixe claro que esse recurso só se torna ativo durante o horário de trabalho.
Resumo do relatório de fim de dia
Enquanto trabalha em várias tarefas simultaneamente, sua equipe pode perder o controle do que realizou durante o dia. Uma ferramenta que monitore as tarefas permite que sua equipe remota publique comentários sobre as tarefas e subtarefas. Seus funcionários remotos podem usar esse recurso para anotar a tarefa que acabaram de concluir. Eles podem até inserir o tempo que gastaram em uma subtarefa.
Você pode perceber que alguns de seus funcionários remotos passam uma quantidade excessiva de tempo concluindo tarefas simples. Pode haver uma possibilidade de que o funcionário tenha deixado o cronômetro em execução durante a execução de recados ou gastando tempo em sites não relacionados ao trabalho.
Use o relatório de resumo do final do dia para solucionar esses problemas e encontrar a produtividade dos funcionários.
Seus funcionários remotos estarão mais focados no trabalho se souberem que estão sendo monitorados. No entanto, dificilmente é possível que você faça o check-in pessoalmente a cada poucos minutos para supervisioná-los. Também é bastante intrusivo.
A melhor solução é envolver seus funcionários e responsabilizá-los por suas tarefas usando programas e ferramentas de monitoramento. É menos demorado, barato e é a melhor maneira de manter seu pessoal produtivo. E assim, “bater o ponto” fica muito mais fácil.
Fonte: Jornal Contábil